A partire dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica per imprese e professionisti titolari di partita IVA. Sono tante le proposte di servizio da parte di provider, software house, commercialisti per sistemi di emissione e conservazione delle fatture elettroniche ma, la domanda a cui vogliamo rispondere in questo articolo è se sia possibile gestire il processo di fatturazione a costo zero.
Come prima cosa va chiarito che per i professionisti che si avvalgono del “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14 non sussiste l’obbligo di fatturazione elettronica.
Ma prima di specificare i dettagli tecnici, cerchiamo di comprendere velocemente cos’è una fattura elettronica. Una fattura elettronica è un semplice file con estensione XML, generato con una specifica struttura normata dall’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018. La fattura così formata può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzie delle Entrate. Prima della trasmissione, sulla fattura elettronica viene apposta la firma digitale di chi emette la fattura o di un intermediario che presta il servizio di fatturazione (provider, software house, commercialista).
Per ricevere una fattura elettronica ogni professionista/impresa deve essere in possesso di un “Codice Destinatario” oppure di un indirizzo di posta elettronica certificato “PEC”. Le fatture ricevute devono inoltre essere conservate in uno specifico archivio con determinate caratteristiche normate dalla legge.
Andiamo ora a vedere praticamente di cosa ha bisogno quindi l’impresa o il professionista per emettere/ricevere fatture elettroniche in modo completamente gratuito:
1) un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
2) un kit per la firma digitale (pen drive USB o carta con lettore);
3) un account SPID;
4) una connessione ad internet per accedere al sistema di fatturazione e conservazione dell’Agenzia delle Entrate disponibile al seguente link: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
Sicuramente ogni impresa o professionista ha già nella propria disponibilità un kit di firma digitale ed un indirizzo PEC (requisiti 1 e 2). L’account SPID (3) può essere richiesto gratuitamente presso uno degli identity provider elencati in questa pagina: https://www.spid.gov.it/richiedi-spid. Facciamo notare che tra i provider compare anche PosteID, e quindi la richiesta di account SPID può essere fatta anche presso l’ufficio postale (per le imprese va fatta dal rappresentante legale).
Una volta ottenuto l’SPID si potrà accedere al portale di fatturazione (4) che dialoga con il sistema di interscambio (SdI), specificare il proprio indirizzo PEC ed iniziare a emettere le fatture elettroniche. L’emissione della fattura elettronica si compone di tre passaggi:
1) creazione della fattura (e quindi generazione del file);
2) firma digitale del file XML creato al punto precedente;
3) trasmissione della fattura al destinatario (di cui l’emittente dovrà possedere il codice destinatario o l’indirizzo PEC).
Tramite il portale (4) è anche possibile generare un codice bidimensionale (QrCode) da inviare ai propri fornitori. Tale codice contiene tutti i riferimenti per la trasmissione delle fatture elettroniche da indirizzare alla propria azienda/professionista.
Il portale dell’Agenzia delle Entrate consente di accedere ad un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge. In sintesi, il portale dell’Agenzia delle Entrate (4) consente di:
a) creare le fatture elettroniche;
b) trasmettere le fatture elettroniche;
c) conservare le fatture elettroniche;
d) esibire le fatture elettroniche conservate su richiesta delle autorità competenti;
f) creare il codice bidimensionale da indirizzare ai propri fornitori.
Le fatture elettroniche ricevute via PEC provengono sempre dal sistema di interscambio (SdI) e quindi non avranno l’indirizzo mittente del fornitore. In allegato all’email ci sarà il file della fattura elettronica firmata in digitale dal fornitore, tipicamente con doppia estensione “.xml.p7m” (XML è l’estensione del file della fattura, p7m è l’applicazione della firma digitale al file). Per verificare la correttezza del file ricevuto dal fornitore è disponibile un servizio online gratuito: https://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=visualizza_file_sdi
Un altro utile servizio online è l’indice della PA disponibile su https://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php
Tramite questo portale è possibile cercare o verificare il codice univoco di tutti gli Enti Pubblici a cui è necessario emettere fattura.
In conclusione è possibile emettere e ricevere fattura elettronica gratuitamente, l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un semplice e utile servizio che funziona avendo a disposizione un indirizzo PEC, un kit per la firma digitale ed un account SPID.
Francesco Cipollone, esperto in tecnologie digitali
