Gestire documenti in un’azienda non è compito facile. Che si tratti di una piccola realtà o di un’azienda più grande, c’è sempre una mole importante di file, digitali o cartacei, in entrata e in uscita. Avere un buon metodo di archiviazione documenti aziendali è dunque fondamentale per evitare perdite di tempo o addirittura smarrimenti. Questa guida ti farà scoprire diversi trucchi per organizzare i tuoi documenti in maniera facile e veloce.
Fonte: FreePik
Le basi: il ciclo vita dei documenti
Anche se può sembrare scontato, è importante sapere (o ricordare) che tutti i tipi di file passano attraverso diverse fasi. Per questo motivo, potrebbe essere necessario un metodo di gestione o archiviazione documenti diverso da fase a fase. Normalmente, possiamo dividere i passaggi in:
- Creazione. Il documento viene generato.
- Conservazione. Il documento è conservato per rendere facile il suo accesso.
- Distribuzione. Il documento viene distribuito ai soggetti interessati.
- Archiviazione. Molti documenti, sia per ragioni legali o di sicurezza, una volta finito il corso della loro funzione vengono conservati in archivio.
- Distruzione. Quando il documento diventa obsoleto e non ci sono costrizioni legali per il suo mantenimento, viene eliminato.
Dal momento che il nostro focus è sulle tecniche di archiviazione dei documenti, ci concentreremo sulle tre fasi centrali.
Conservazione, distribuzione e archiviazione
In realtà, queste tre fasi sono abbastanza simili e a cambiare è solo il luogo in cui i documenti vengono conservati o resi disponibili. Per esempio, quando si parla di archiviazione documenti cartacei, spesso lo stesso archivio è diviso in file “conservati” e file “archiviati”. In altre parole, un faldone è dedicato ai file che sono ancora in uso e vanno resi disponibili facilmente; mentre un altro faldone contiene i documenti propriamente archiviati.
Lo stesso discorso vale anche per i documenti digitali che possono essere conservati in cartelle, hard disk o persino computer diversi a seconda della loro fase di ciclo vita.
Metodi di archiviazione documenti cartacei e digitali
Veniamo al sodo e analizziamo i fattori più importanti assieme ad alcuni metodi per l’archiviazione documenti. I punti chiave sono i seguenti:
- Utilizzare di strumenti utili
- Stabilire delle procedure chiare
- Formazione del personale
In generale, però, il primo consiglio che diamo è digitalizzare il più possibile. È vero che, soprattutto se non si è abituati, all’inizio questo può sembrare un compito insormontabile. Ma in realtà, è un’operazione molto più rapida di quello che si immagina e, soprattutto, farà risparmiare tantissimo tempo e denaro.
Tenere un archivio digitale è come archiviare documenti cartacei in ufficio, solo che occupa molto meno spazio. Ma ci sono anche altri vantaggi come:
- Poter trovare più facilmente determinati file con le funzioni di ricerca al computer
- Risparmiare inchiostro e carta per le stampe
- Ottimizzare gli spazi
- Poter accedere ai documenti da remoto
Strumenti convenienti e facili da usare
Il primo passo è individuare gli strumenti più adatti per gestire i file. Uno dei formati più convenienti per la gestione dei file è il PDF. Questo tipo di file possono essere aperti pressoché con qualunque dispositivo e sono normalmente leggeri. Sono anche modificabili e compilabili ma, allo stesso tempo, molto sicuri in quanto è possibile proteggerli con password e/o dare permessi speciali (copiare, stampare, modificare, ecc) a chi vogliamo.
Per questo motivo, ha senso affidarsi a uno strumento che possa gestire questo tipo di file in tutte le sue sfaccettature. PDF Guru è sicuramente una delle opzioni migliori in quanto permette di fare tutte le operazioni menzionate sopra oltre a conversioni di file di ogni tipo da e verso PDF. Questo è particolarmente utile per standardizzare i file in modo da non dover usare strumenti o programmi diversi per aprirli.
Procedure chiare e semplici
Connesso a quanto detto riguardo alla standardizzazione, è necessario stabilire delle procedure che siano semplici da attuare e che semplifichino il lavoro. Come suggerito, è consigliabile utilizzare un unico formato per l’archiviazione dei documenti aziendali. A questo si unisce la necessità di denominare i documenti in maniera efficace. Per esempio, i file contenenti fatture possono iniziare con “FATTURA” + “anno” + “mese” + “numero” + “azienda”. Così facendo, in una lista di file è facilmente individuare:
- Il tipo di documento (fattura)
- Quando è stato emesso (anno e mese)
- Il codice identificativo (numero)
- A chi è rivolto (azienda)
Ciò è molto utile anche quando si ha bisogno di cercare dei file specifici con la funzione “cerca” del computer.
Oltre questo, è bene stabilire delle gerarchie di cartelle in modo da non avere centinaia o migliaia di file tutti nello stesso posto. Anche se usare “tag” e “cerca” semplifica le cose, tenere tutte le uova in un paniere è rischioso per diversi motivi. In primis, soprattutto se non si fanno backup regolari, cancellando una cartella si perderdono tutti i dati. Ma si rischiano anche rallentamenti in quanto, un normale computer da ufficio, impiega molto più tempo a trovare un documento tra migliaia piuttosto che qualche decina di file.
Formazione del personale
Quando si utilizza un sistema del genere è fondamentale che tutte le persone interessate sappiano cosa fare e come farlo. È per questo motivo che suggeriamo strumenti semplici e intuitivi da usare, in modo da non dover spendere ore a formare il personale. Ma è anche importante creare delle semplici guide che spieghino le procedure passo passo. Nonostante possa sembrare non necessario, spendere del tempo per dare istruzioni chiare renderà le cose molto più rapide nel lungo periodo.
Considerazioni Conclusive
Avere un buon metodo di archiviazione documenti ti farà risparmiare un sacco di tempo e denaro. Con un buon strumento, preferibilmente online, e un sistema organizzativo semplice ed efficace, archiviare e trovare file non sarà più un problema. Inizia oggi stesso a ottimizzare la tua azienda!
