Negli ultimi decenni alcuni strumenti hanno facilitato di molto il lavoro all’interno delle aziende, diffondendosi sempre di più e diventando sempre più indispensabili. E’ il caso del fax, una tecnologia in grado di inviare con facilità documenti cartacei grazie alla linea telefonica abilitata al servizio. Il fax ha rappresentato un vantaggio importante per le aziende anche grazie al fatto di godere di un maggiore riconoscimento a livello giuridico. Le nuove tecnologie, com’era prevedibile attendersi, stanno però rivoluzionando il mondo. In ogni ambito della nostra vita ci troviamo a rapportarci con soluzioni sempre più smart e, quindi, tecnologicamente avanzate. Ed, in questo contesto, il mondo del lavoro è uno degli ambiti in cui la quarta rivoluzione industriale si esprime meglio.
Con l’arrivo del fax online, il caro vecchio fax, inteso come oggetto fisico da mettere in ufficio, sta via via scomparendo. Le aziende, infatti, grazie a programmi specifici come quello di eFax© che si trovano sul web permettono di faxare qualsiasi tipo di file ad apparecchi fax risparmiando sull’acquisto di un oggetto diventato, ormai, tecnologicamente arcaico. Col fax online bastano pochi passaggi per giungere al risultato. All’utente, infatti, viene richiesto semplicemente di creare un messaggio e di allegare a quest’ultimo il documento da spedire. Se il formato normalmente utilizzato per l’allegato è il Pdf, è possibile scegliere anche per documenti in Word o Jpg, senza alcun problema.
Vantaggi dell’utilizzo del fax online
I principali vantaggi rappresentati dal fax online sono molteplici, a partire dal risparmio economico rispetto ai fax tradizionali, fino ad arrivare all’aspetto ecologico. L’invio dei documenti avviene attraverso una connessione internet, e ciò non richiede alcun impiego di un terminale fisico da affiancare ad un pc. Inoltre, il fax online non richiede una predisposizione delle linee dedicate, azzerando i problemi di ricezione, carta inceppata, toner esaurito ed altri inconvenienti legati a possibili guasti della linea del fax tradizionale. Inoltre, il fax online elimina i costi connessi all’archiviazione in quanto è sufficiente creare degli archivi digitali per conservare nel tempo i documenti.
Non bisogna dimenticare il risparmio legato all’utilizzo dell’inchiostro rispetto al fax tradizionale e, quindi, di toner. Il fax online permette un risparmio di carta, inchiostro, energia elettrica e tempo.
In un fax tradizionale, la linea telefonica dedicata comporta il pagamento di un costo determinato dall’installazione dell’apparecchio del fax, dalle spese per l’attivazione del servizio e dalla presenza di un abbonamento mensile. Il fax online, invece, è esente da questi costi. Da sottolineare, inoltre, i vantaggi legati alla mobilità dell’inviare un fax online. Con vecchio fax, infatti, gli utenti sono costretti a sostare nelle vicinanze dello stesso fino all’arrivo del documento. Col fax online è possibile ricevere documenti in qualsiasi momento grazie ad un dispositivo che permetta di accedere alla casella di posta elettronica. Questo assicura una maggiore riservatezza e notevole risparmio di tempo.
In ultima analisi, per chi lavora al pc il fax online è un toccasana anche per quel che riguarda la sicurezza. I virus sono divenuti minaccia costante, ma i fax online vengono crittografati come viene riportato qui, in questo modo è impossibile decifrare il messaggio da parte degli hackers.
