Con un aumento del 14% degli attacchi di hacker contro le industrie italiane, è innegabile che serva uno strumento digitale per raccogliere e condividere dati e documenti sensibili, come quelli finanziari o assicurativi. Per questo c’è la virtual data room, anche conosciuta come VDR, che permette alle aziende di avere uno spazio digitale sicuro per lavorare senza preoccupazioni.
Il significato di VDR
La domanda più popolare è: cos’è una data room virtuale? Si tratta di una piattaforma virtuale, creata per condividere, modificare e scaricare documenti e file in sicurezza. In più, il proprietario della VDR può decidere chi ha accesso alla stanza e in che capacità. Ad esempio, ci sono utenti che possono modificare i documenti, mentre altri possono solo visualizzarli. Grazie a queste impostazioni, controllare gli accessi e le autorizzazioni è facile ed è impossibile sbagliare.
Inoltre, ogni data room provider ha le proprie caratteristiche e peculiarità. Ci sono fornitori specializzati nella traduzione di documenti in tempo reale in decine e decine di lingue e poi ci sono le data room M&A, quelle specializzate nei servizi per le fusioni ed acquisizioni. Ma tutti i provider hanno un dettaglio in comune: l’attenzione per la sicurezza digitale.
VDR e sicurezza: come funziona
Il controllo agli accessi ed autorizzazioni è solo un esempio di come le VDR mettono la sicurezza al centro. Infatti, ci sono altre impostazioni che aiutano a proteggere le informazioni sensibili e private dagli hacker. Ecco come una data room online proteggere la sicurezza delle aziende:
Come scegliere un data room provider
Con tante opzioni sul mercato, è importante prendersi del tempo per fare la propria scelta. I fattori più importanti sono due:
Dato che tutti i fornitori si concentrano sulla sicurezza, è fondamentale controllare tutte le impostazioni e funzionalità prima di scegliere una VDR. Ad esempio, ci sono virtual data room perfette per il processo di verifica di due diligence, mentre ce ne sono altre che sono ideali per il breve termine. Considerando che anche utenti esterni all’azienda avranno accesso alla VDR e ai suoi documenti, è importante considerare la facilità d’uso della piattaforma, meglio nella sua versione mobile, dato che molti lavorano dal proprio smartphone.
Infatti, la collaborazione e comunicazione all’interno di una VDR permettono di rendere il flusso di lavoro snello. Quindi, funzionalità aggiuntive come l’ indicizzazione, le Q&A e la modifica in tempo reale possono essere utili per l’utente. Ci sono poi altri strumenti utili come le analisi degli accessi e il supporto clienti del provider, ideale in caso di domande o malfunzionamenti.
Ad ogni provider, le sue peculiarità. Ad ogni azienda e progetto, le sue funzionalità.
Quanto costa una data room online?
Anche in questo caso, il costo dipende dal fornitore. In generale, le modalità sono due:
Ci sono poi le soluzioni ibride, che possono includere prezzi aggiuntivi per numero di utenti o per pagine di archiviazioni e numero di file. Proprio perchè il costo varia così tanto, è importante avere un budget e fare il paragone tra diversi provider. Alcuni forniscono un periodo di prova gratuito o una demo gratis, che permettono di testare la VDR senza impegno e di poter provare i vari strumenti risparmiando.
Alla fine, una virtual data room è un vantaggio per ogni azienda e basta prendersi del tempo per imparare come funziona per rendere il proprio lavoro efficace. E 100% sicuro.
